Satzung des Vereins „Definizium Records“

§ 1 Name, Sitz und Geschäftsjahr

1. Der Verein trägt den Namen „Definizium Records“

2. Der Sitz des Vereins ist: Berlin

3. Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

4. Soweit nachfolgend aus Gründen der Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen die männliche Form gewählt wurde, sind jedoch immer andere Geschlechter mitgemeint.

§ 2 Vereinszweck, Gemeinnützigkeit

1. Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Kapitels „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung:

• Förderung der Kunst und Kultur

Definizium Records erreicht das Ziel der Förderung der Kunst und Kultur durch die unmittelbare Organisation von öffentlich zugänglichen Veranstaltungen, Konzerten und Workshops;

Aufbereitung und Bereitstellung von Daten zur Organisation von Kulturarbeit;

die Bereitstellung von Dienstleistungen zur Unterstützung der Kulturschaffenden, insbesondere durch Maßnahmen zur Nutzung neuer Kommunikations- und Informationstechnologien wie der Schaffung von öffentlichen Webportalen für den Austausch von musikinteressierten Personen.

2. Der Verein ist selbstlos tätig und verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.

Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsgemäßen Zwecke verwendet werden.Die Mitglieder erhalten in ihrer Eigenschaft als Mitglieder keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden. Kostenersatz und Aufwandsentschädigungen können nach EStG § 3 Nr. 26 und 26a gezahlt werden, sofern zuvor vereinbart. Der Verein kann sich an steuerbegünstigten Körperschaften beteiligen oder deren Mitglied werden. Der Verein ist überparteilich.

§ 3 Mitgliedschaft

1. Der Verein hat

a) Ordentliche Mitglieder

b) Fördernde Mitglieder

2. Es wird außerdem zwischen aktiven und passiven Mitgliedern unterschieden. Aktive Mitglieder sind Mitglieder nach § 3, Abs. 1 a), die unmittelbar im Verein tätig sind sowie ehrenamtliche Trainer und Betreuer. Passive Mitglieder nach § 3, Abs. 1 b) üben im Verein keine unmittelbare Tätigkeit aus.

a) Ordentliche Mitglieder sind Mitglieder, die das 18. Lebensjahr vollendet haben, sowie juristische Personen.

b) Fördernde Mitglieder sind Personengesellschaften, natürliche oder juristische Personen, die einen Beitrag nach Vereinbarung mit dem Vorstand zahlen und mitgliedschaftliche Rechte auf Mitwirkung nicht geltend machen können.

3. Die Mitgliedschaft ist freiwillig.

4. Die Mitgliedschaft wird mit der Zahlung des ersten Beitrages wirksam.

§ 4 Anträge auf Mitgliedschaft

1. Die Anträge auf eine Mitgliedschaft sind schriftlich oder per E-Mail an die Geschäftsstelle des Vereins zu richten. Über die Aufnahme entscheidet der Vorstand. Ein Anspruch auf Mitgliedschaft besteht nicht.

2. Die Mitgliedschaft ist nicht übertragbar.

§ 5 Beendigung der Mitgliedschaft

1. Die Mitgliedschaft endet durch Tod, Ausschluss oder Austritt aus dem Verein bzw. durch Liquidation einer juristischen Person.

2. Der Austritt erfolgt durch eingeschriebenen Brief mit einer schriftlichen Erklärung an die Geschäftsstelle des Vereins. Er kann nur zum Ende eines Geschäftsjahres erklärt werden, wobei eine Kündigungsfrist von drei Monaten eingehalten werden muss.

3. Das Mitglied kann aus dem Verein ausgeschlossen werden, wenn es gegen satzungsgemäße Pflichten verstößt, insbesondere unwahre oder falsche Angaben dem Verein gegenüber macht. Der Vorstand entscheidet nach Anhörung des Mitglieds über den Ausschluss und teilt die Entscheidung dem Mitglied schriftlich mit. Widerspricht das Mitglied dem Ausschluss, so entscheidet die Mitgliederversammlung endgültig.

4. Die Streichung aus der Mitgliederliste eines Mitglieds erfolgt durch Beschluss des Vorstands. Die Streichung kann erfolgen, wenn ein Mitglied länger als sechs Monate trotz zweimaliger schriftlicher Mahnung seinen Beitragsverpflichtungen gemäß § 6 nicht nachgekommen ist. Mitglieder, deren Mitgliedschaft beendet ist, haben keinen Anspruch auf Anteile aus dem Vermögen des Vereins. Andere etwaige Ansprüche gegen den Verein müssen binnen einer Ausschlussfrist von drei Monaten nach Beendigung der Mitgliedschaft schriftlich geltend gemacht und begründet werden.

§ 6 Rechte und Pflichten der Mitglieder

1. Alle ordentlichen Mitglieder sind gleichberechtigt. Nur anwesende ordentliche Mitglieder sind stimm- und wahlberechtigt und können Vorschläge für die Wahl von Vorstandsmitgliedern einreichen. Jedes Mitglied hat nur eine Stimme. Das Stimm- und Wahlrecht entfällt, sofern das Mitglied seinen Beitragsverpflichtungen nicht nachgekommen ist.

2. Den Mitgliedern stehen folgende Rechte zu:

a. an den Mitgliederversammlungen teilzunehmen und dort fristgemäß Anträge zu stellen.

b. die Mitglieder haben das Recht auf satzungsgemäße Förderung durch den Verein.

3. Die Mitglieder haben folgende Pflichten:

a. den Verein bei der Erreichung seiner Ziele zu unterstützen,

b. die Vereinsbeiträge gemäß Beitragsordnung zu leisten,

c. die gefassten Beschlüsse soweit möglich zu unterstützen und deren Umsetzung zu fördern,

d. die Satzung des Vereins zu befolgen.

§ 7 Vereinsorgane

Organe des Vereins sind:

a. die Mitgliederversammlung,

b. der Vorstand,

c. die Geschäftsführung im Sinne des § 30 BGB.

§ 8 Mitgliederversammlung

1. Die ordentliche Mitgliederversammlung tritt mindestens einmal im Jahr zusammen.

2. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist einzuberufen, wenn mindestens 1/4 der ordentlichen Mitglieder oder zwei Vorstandsmitglieder dies verlangen.

3. Die Tagesordnung setzt der Vorstand fest. Über Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung, die in Mitgliederversammlungen gestellt werden, beschließt die Mitgliederversammlung.

4. Die Einberufung der Mitgliederversammlung erfolgt durch den Vorstand oder den Geschäftsführer durch schriftliche Einladung der Mitglieder unter Angabe der Tagesordnung. Für die ordentliche Mitgliederversammlung muss die Einladung mindestens vier Wochen vor dem Tag der Versammlung versandt werden. Für eine außerordentliche Mitgliederversammlung muss die Einladung mindestens sieben Tage vor dem Tag der Versammlung versandt werden. Für ordnungsgemäße Zustellungen, auch in allen anderen Angelegenheiten des Vereins, ist die rechtzeitige Absendung an die letzte vom Mitglied mitgeteilte E-Mail-Adresse ausreichend. Die ordentlichen und außerordentlichen Mitgliederversammlungen können auch virtuell stattfinden.

5. Die Mitgliederversammlung erfolgt entweder real oder virtuell (Onlineverfahren) in einem nur für Mitglieder mit ihren Legitimationsdaten und einem gesonderten Zugangswort zugänglichen digitalen Raum. Im Onlineverfahren wird das jeweils nur für die aktuelle Versammlung gültige Zugangswort mit einer gesonderten E-Mail unmittelbar vor der Versammlung, maximal 3 Stunden davor, bekannt gegeben. Ausreichend ist dabei die ordnungsgemäße Absendung der E-Mail an die letzte dem Vorstand bekannt gegebenen E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitglieds. Mitglieder, die über keine E-Mail-Adresse verfügen, erhalten das Zugangspasswort per Post an die letzte dem Vorstand bekannt gegebene Adresse. Ausreichend ist die ordnungsgemäße Absendung des Briefes zwei Werktage vor der Mitgliederversammlung. Sämtliche Mitglieder sind verpflichtet, ihre Legitimationsdaten und das Zugangspasswort keinem Dritten zugänglich zu machen und unter strengem Verschluss zu halten.

6. Ergänzungen der Tagesordnung und Anträge kann jedes ordentliche Mitglied schriftlich bis spätestens eine Woche vor Versammlungstermin bei der Geschäftsstelle einreichen. Über schriftliche und mündliche Anträge, die nicht mit der Tagesordnung angekündigt oder von einem Mitglied fristgerecht eingereicht wurden, kann nur beraten und abgestimmt werden, wenn mehr als die Hälfte der anwesenden Mitglieder dies verlangt. Die Tagesordnung kann erweitert werden, wenn 2/3 der anwesenden Mitglieder dies beschließt.

7. Die Leitung der Mitgliederversammlung obliegt dem Vorstand oder einem anderen Vorstandsmitglied. Sie kann durch Beschluss der Mitgliederversammlung auf den Geschäftsführer des Vereins übertragen werden.

8. Der Mitgliederversammlung stehen insbesondere folgende Befugnisse zu:

a) Wahl des Vorstands,

b) Wahl der kassenprüfenden Person,

c) Abberufung von Vorstandsmitgliedern,

d) Entgegennahme des Geschäfts- und Kassenberichtes des Vorstands,

e) Entlastung des Vorstands,

f) Festsetzung der Beiträge,

g) Verabschiedung des Jahresabschlusses des Vereins und die Verabschiedung des Jahres-Budgets,

h) Beschluss über Verfahrensordnungen, insbesondere Wahl-, Versammlungs- und Schiedsordnungen,

i) Beschluss über Satzungsänderungen,

j) Auflösung des Vereins. Zum Auflösungsbeschluss ist einer eigens hierzu einberufenen Mitgliederversammlung eine Mehrheit von ⅔ der anwesenden Mitglieder erforderlich.

9. Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig mit den anwesenden Stimmen. In der Mitgliederversammlung hat jedes Mitglied eine Stimme. Beschlüsse der Mitgliederversammlung werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Soweit in dieser Satzung kein anderes Mehrheitserfordernis vorgesehen ist, werden Beschlüsse der Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Stimmenthaltungen gelten bei allen Mehrheitsentscheidungen als nicht abgegebene Stimmen. Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt.

10. Beschlüsse über Satzungsänderungen und Verfahrensordnungen fasst die Mitgliederversammlung mit 2/3 der abgegebenen Stimmen. Die Mitgliederversammlung ist hierzu beschlussfähig, wenn der Antrag auf Änderung der Satzung oder Verfahrensordnung im Wortlaut bei der Einberufung mitgeteilt wurde. Wenn ein Mitglied eine geheime Abstimmung verlangt, muss geheim abgestimmt werden. Dies kann mit 2/3 Mehrheit der Versammlung abgelehnt werden.

11. Wahlen und Abstimmungen erfolgen grundsätzlich offen, soweit nicht mindestens 10% der anwesenden Stimmberechtigten eine geheime Abstimmung oder Wahl verlangen. In den sonstigen Angelegenheiten bestimmt der Versammlungsleiter die Art der Abstimmung, wenn nicht die Mehrheit ein anderes Abstimmungsverfahren verlangt.

12. Über die Mitgliederversammlung ist ein Protokoll zu fertigen, das vom Versammlungsleiter und von dem von der Mitgliederversammlung gewählten Protokollführer zu unterzeichnen ist.

§ 9 Vorstand

1. Der Vorstand besteht aus einem 1. Vorsitzenden, einem 2. Vorsitzenden und den Kassenwart.

Er ist beschlußfähig, wenn mindestens zwei seiner Mitglieder anwesend sind. Beschlüsse bedürfen der einfachen Mehrheit der erschienenen Mitglieder.

2. Die Amtszeit der Vorstandsmitglieder beträgt drei Jahre. Eine mehrmalige Wiederwahl von Vorstandsmitgliedern ist möglich.

3. Voraussetzung für die Wählbarkeit der Vorstandsmitglieder ist die Mitgliedschaft im Verein. Jedes Vorstandsmitglied ist einzeln zu wählen. Die Grundsätze der geheimen und gleichen Wahl sind anzuwenden. Gewählt ist, wer die Mehrheit der gültigen Stimmen auf sich vereinigt. Jedes Mitglied kann höchstens nur mit einem Vertreter im Vorstand vertreten sein.

4. Die Mitglieder des Vorstands führen ihre Arbeit ehrenamtlich gegenüber dem Verein und persönlich aus. Eine Stellvertretung oder Übertragung ist ausgeschlossen. Über die Erstattung von Reisekosten und Sachaufwendungen entscheidet der Vorstand im Einzelfall.

5. Die Berufung in den Vorstand endet mit Ablauf der Amtszeit oder der Abberufung durch die Mitgliederversammlung oder der Niederlegung des Mandates durch schriftliche Mitteilung an die Geschäftsstelle. Endet die Berufung eines Vorstandsmitgliedes, so muss in der nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung für die restliche Amtszeit des Vorstands ein neues Vorstandsmitglied gewählt werden. Falls zwischen Beendigung und dem Termin der nächsten Mitgliederversammlung ein Zeitraum von mehr als 8 Wochen liegt, kann der Vorstand bis zur nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung ein Ersatzmitglied für die vakante Position wählen.

6. Der Verein wird in allen gerichtlichen und außergerichtlichen Angelegenheiten durch zwei der Mitglieder des Vorstandes gemeinschaftlich vertreten.

7. Der Vorstand kann zur Unterstützung der Erfüllung seiner Aufgaben Arbeits- und Projektgruppen einrichten und Beiräte berufen.

8. Der Vorstand tritt mindestens zweimal im Jahr zusammen. Dies kann auch über internetbasierte Video- oder Audio-Konferenzen stattfinden. Über die nicht öffentlichen Sitzungen ist durch einen vom Vorstand zu bestimmenden Schriftführer ein Protokoll zu fertigen. Die Protokolle können von den Mitgliedern bei der Mitgliederversammlung eingesehen werden.

9. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in Sitzungen, die auch in telefonischen oder internetbasierten Video- oder Audio-Konferenzen abgehalten werden können, mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen der teilnehmenden Stimmberechtigen. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Leiters der Sitzung.

10. Der Vorstand kann sich eine Geschäftsordnung geben, die weiteres bestimmt.

11. Die Beschlüsse des Vorstands sind zu protokollieren.

§ 10 Geschäftsführung

1. Für die Führung der laufenden Geschäfte kann der Verein einen Geschäftsführer bestimmen, dem im Rahmen vertraglicher Vereinbarung die Leitung der Geschäfte als besonderer Vertreter iSd. § 30 BGB obliegt und der dem Vertretungsvorstand unterstellt ist. Die Entlohnung wird in einem Anstellungsvertrag geregelt. Eine Abberufung des Geschäftsführers bedarf der Einstimmigkeit des Vorstandes.

2. Der Geschäftsführer ist dem Vorstand und der Mitgliederversammlung verantwortlich. Er hat die Beschlüsse des Vorstands und der Mitgliederversammlung auszuführen und dem Vorstand geeignete Maßnahmen zur Erreichung der Vereinsziele vorzulegen. Er hat das Recht, an Sitzungen des Vorstands teilzunehmen.

3. In wichtigen Verwaltungsangelegenheiten, die der Mitgliederversammlung zur Entscheidung vorgelegt werden sollen, mit deren Erledigung jedoch nicht bis zur Einberufung einer solchen Versammlung gewartet werden kann, ist der Geschäftsführer berechtigt, vorläufig ohne ausdrückliche Ermächtigung zu handeln. Er ist verpflichtet, den Vorstand hierüber unverzüglich schriftlich zu informieren und in der darauffolgenden Mitgliederversammlung zu berichten.

4. Nähere Einzelheiten zur Geschäftsführung können in einer Geschäftsordnung geregelt werden, die vom Vorstand zu beschließen ist.

§ 11 Beiträge

1. Die Höhe der Mitgliedsbeiträge, ihre Fälligkeit und weitere Bestimmungen werden in einer von der Gründungsversammlung zu beschließenden Beitragsordnung geregelt. Änderungen der Beitragsordnung beschließt die Mitgliederversammlung mit der einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Beiträge können mit Wirkung frühestens für das auf die den Beschluss fassende Versammlung folgende Geschäftsjahr geändert werden.

§ 12 Rechnungslegung

1. Über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins ist durch die Geschäftsführung genau Buch zu führen.

2. Die Rechnungslegung besteht aus einem Jahresabschluss mit einem Einnahme- und Ausgabenbericht.

3. Die Ausgaben sowie die Rechnungslegung des Vereins werden von einem vom Vorstand vorzuschlagenden und von der Mitgliederversammlung zu bestätigenden Kassenprüfenden überprüft, welcher der Mitgliederversammlung Bericht erstattet. Ist die Mitgliederversammlung damit mehrheitlich einverstanden, kann auf Vorschlag des Vorstands statt eines gewählten Kassenprüfenden auch ein Steuerberater mit der Buchführung oder ein Wirtschaftsprüfer mit der Prüfung der Kasse beauftragt werden, die dann darüber der Mitgliederversammlung Bericht zu erstatten haben.

4. Der Jahresabschluss ist für jedes Geschäftsjahr der ordentlichen Mitgliederversammlung zur Genehmigung vorzulegen.

§ 13 Sitzungsberichte

1. Über Vorstandssitzungen und über die Mitgliederversammlungen sind Niederschriften anzufertigen, die aufzubewahren sind.

2. Niederschriften über Vorstandssitzungen sind vom Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter, Niederschriften von Beiratssitzungen vom Beiratsvorsitzenden und Niederschriften über Mitgliederversammlungen vom Protokollführer und vom Versammlungsleiter zu unterzeichnen.

§ 14 Verschmelzung und Auflösung

1. Über die Verschmelzung des Vereins mit anderen Vereinen oder Verbänden sowie seine Auflösung entscheidet die Mitgliederversammlung mit einer Mehrheit von 3/4 der abgegebenen Stimmen. Die Mitgliederversammlung ist hierzu beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Stimmen aller ordentlichen Mitglieder vertreten sind oder über das Verschmelzungs- bzw. Auflösungsbegehren in der vorangegangenen Mitgliederversammlung mangels Erreichens dieses Quorums nicht entschieden werden konnte, vorausgesetzt in der Ladung zur Mitgliederversammlung wurde auf diesen Punkt hingewiesen.

2. Die Mitgliederversammlung entscheidet über die Verwendung des Vereinsvermögens. Das Vereinsvermögen darf nur steuerbegünstigten Zwecken im Sinne des § 4 Abs. 2 Nr. 4 der Gemeinnützigkeitsverordnung zugeführt werden. Die Mitglieder haben keinen Anspruch auf Beteiligung am Vermögen des Vereins.

3. Der Vereinsvorstand und der stellvertretende Vorstand sind Liquidatoren des aufzulösenden Vereins, sofern die Mitgliederversammlung nicht andere Liquidatoren bestimmt.

§ 15 Vermögensbindung

1. Bei Auflösung des Vereins oder beim Wegfall der steuerbegünstigten Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an den Verein „Fachverband Hanftextilien“ in Berlin oder dessen Rechtsnachfolger, der es unmittelbar und ausschließlich für steuerbegünstigte Zwecke zu verwenden hat.

2. Beschlüsse über die Änderung dieses Paragraphen dürfen nur in Abstimmung mit dem zuständigen Finanzamt durchgeführt werden.

§ 16 Sonstiges

1. Die Wirksamkeit dieser Satzung richtet sich nach deutschem Recht.

2. Gerichtsstand für Streitigkeiten über oder aus dieser Satzung ist der Sitz des Vereins.

3. Die Mitgliederversammlung überträgt dem Vorstand das Recht, Satzungsänderungen, die von amtlichen Stellen (Amtsgericht, Finanzamt oder anderen) im Rahmen ihrer Zuständigkeit gefordert werden, zu beschließen. Diese Änderungen dürfen weder den Vereinszweck wesentlich verändern noch die Rechte seiner Organe und Mitglieder einschränken.

4. Integrität bildet ein Fundament aller Aktivitäten des Vereins und seiner Mitglieder; wesentlicher Bestandteil ist die Einhaltung von Gesetzen, der Respekt von ethischen Grundwerten und nachhaltiges Handeln.

5. Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder oder ehemaliger Mitglieder und von Personen, die im Zusammenhang mit seinem Tätigkeitszweck Kontakte mit ihm unterhalten, auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen.